Verwerkersovereenkomst (AVG, artikel 28)
Versie van 02/11/2026
Dit is een vertaling. Bij een verschil tussen de versies geldt de Franse tekst: version française.
Deze overeenkomst regelt hoe KYNA de gegevens van uw klanten voor u verwerkt.
1. Rollen en voorwerp
De vakman beslist welke gegevens hij over zijn klanten bijhoudt: hij is verwerkingsverantwoordelijke. [UITGEVER: naam, rechtsvorm, KBO-nummer en zetel in te vullen] host ze en verwerkt ze uitsluitend om KYNA te laten werken: hij is verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG. Deze overeenkomst maakt deel uit van de algemene voorwaarden en geldt zolang KYNA gebruikt wordt.
2. Beschrijving van de verwerking
| Element | Inhoud |
|---|---|
| Betrokkenen | Klanten en prospecten van de vakman, hun contactpersonen, medewerkers van de vakman die KYNA gebruiken |
| Gegevens | Identiteit, contactgegevens, werfadressen, btw-nummer, inhoud van offertes, bijakten en facturen, betalingen, werffoto's, getekende handtekeningen (naam, datum, uur, vingerafdruk van het document), aanvragen van klanten via de link van de vakman, planning en uren van de ploeg, werfuitgaven, notities; met de formule Pro: opnames, uitschriften en samenvattingen van ontvangen oproepen |
| Gevoelige gegevens | Geen voorzien. De Klant verbindt zich ertoe er geen in te voeren (gezondheid, opvattingen…) |
| Bewerkingen | Hosting, synchronisatie tussen toestellen, back-up, aanmaak van documenten, verzending op vraag van de Klant, wissen |
| Locatie | Europese Unie (Ierland); kopie op de toestellen van de Klant |
3. Verbintenissen van de verwerker
- de gegevens alleen verwerken op gedocumenteerde instructie van de Klant, dat wil zeggen het gebruik dat hij van KYNA maakt, en hem verwittigen als een instructie hem in strijd lijkt met de AVG;
- de vertrouwelijkheid waarborgen: alleen wie ze nodig heeft, heeft toegang, onder geheimhoudingsplicht;
- de beveiligingsmaatregelen van bijlage 2 toepassen;
- alleen een andere verwerker inschakelen onder de voorwaarden van artikel 4;
- de Klant helpen om verzoeken tot uitoefening van rechten te beantwoorden, onder meer via export en verwijdering van fiches;
- de Klant elk datalek melden binnen 48 uur nadat hij er kennis van kreeg;
- de Klant helpen bij effectbeoordelingen en de raadpleging van de Autoriteit, indien nodig;
- bij het einde van de overeenkomst de export mogelijk maken en daarna de gegevens wissen, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt; de Klant kan zelf op elk moment alles wissen (“Mijn account verwijderen”);
- de informatie ter beschikking stellen die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en een redelijke audit aanvaarden, 30 dagen vooraf aangekondigd, hoogstens eenmaal per jaar, op kosten van de Klant.
4. Subverwerkers
De Klant geeft toestemming voor die van bijlage 1. Elke toevoeging of vervanging wordt 30 dagen vooraf aangekondigd; de Klant kan zich er om een gegronde reden tegen verzetten en, zonder akkoord, kosteloos opzeggen. Elke subverwerker is contractueel gebonden aan dezelfde verplichtingen.
5. Verplichtingen van de Klant
Hij beschikt over een rechtsgrond voor de gegevens die hij invoert, informeert zijn eigen klanten, voert alleen de noodzakelijke gegevens in en beveiligt de toegang tot zijn toestellen en accounts.
Bijlage 1 — Subverwerkers
| Dienstverlener | Rol | Locatie van de gegevens |
|---|---|---|
| Supabase Inc. (op Amazon Web Services) | Database, accounts, opslag van foto's | Ierland (EU) |
| Cloudflare Inc. | Verspreiding van de website en de app | Wereldwijd netwerk; geen klantgegevens opgeslagen |
| HeiGIT gGmbH (openrouteservice) | Berekening van afstanden en rijtijd van offertes: alleen de adressen van vertrek, aankomst en stops, verstuurd door de server van KYNA (nooit de naam van de klant of het IP-adres van het toestel), niets wordt bewaard | Duitsland (EU) |
| OVH SAS | Domeinnaam en doorsturen van e-mails naar contact@kyna-pro.be | Frankrijk (EU) |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Verzending van e-mails voor aanmelden en wachtwoordherstel, meldingen en antwoorden van de ondersteuning | Europese Unie (Frankrijk) |
| Anthropic PBC (AI Claude), alleen als de AI-assistent geactiveerd is | Antwoorden van de hulpassistent op vragen die de gebruiker typt (KYNA geeft geen klantgegevens door) | Verenigde Staten: standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; geen training van modellen op deze gegevens (commerciële voorwaarden van de API) |
Worden toegevoegd, met 30 dagen voorafgaande kennisgeving, zodra ze gekozen zijn: betaaldienst voor het abonnement, Peppol-toegangspunt, en voor de formule Pro de telefoonoperator en de dienst voor spraakherkenning en spraaksynthese van het antwoordapparaat (hosting in de Europese Unie bij voorkeur; anders standaardcontractbepalingen).
Bijlage 2 — Beveiligingsmaatregelen
- Versleuteling van de uitwisselingen (HTTPS) en van de gegevens die bij de hostingpartner zijn opgeslagen.
- Scheiding van de ondernemingen gecontroleerd door de server (toegangsregels per rij), automatisch getest.
- Rollen: baas, kantoor, arbeider; de arbeider ziet geen prijzen, offertes of facturen.
- Uitgereikte facturen kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd; logboek van wijzigingen.
- Wachtwoorden van minstens 12 tekens; dubbele verificatie met code beschikbaar voor elk account: eenmaal geactiveerd weigert de server de toegang tot de gegevens zonder de code; geheime sleutels staan nooit in de app.
- Beheer van KYNA: toegang beperkt tot een lijst op naam, dubbele verificatie verplicht, elke raadpleging gelogd (onveranderbaar logboek, 12 maanden); de beheerder ziet tellers, nooit de inhoud van klanten, offertes en facturen.
- Dagelijkse automatische opschoning van gegevens die niet meer nodig zijn (behandelde aanvragen, ongebruikte handtekeninglinks, verlopen uitnodigingen, oude foutrapporten).
- Beveiligingsheaders van de browser (strikt inhoudsbeleid, verbod om in een frame te tonen, HTTPS verplicht).
- Verkleinde foto's, zonder GPS-coördinaten.
- Back-up mogelijk bij de Klant; dagelijkse serverback-up bij de opening van de betalende formules.
Aanvaarding
Dit document wordt aanvaard door in de app KYNA het vakje “Ik heb de algemene voorwaarden, het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst van KYNA gelezen en aanvaard” aan te vinken. De aanvaarde versie en de datum worden in uw account bewaard. U kunt een kopie van uw aanvaarding vragen via contact@kyna-pro.be.