Privacybeleid
Versie van 02/11/2026
Dit is een vertaling. Bij een verschil tussen de versies geldt de Franse tekst: version française.
Het legt uit welke gegevens verwerkt worden, waarom, hoe lang, en wat uw rechten zijn.
Verwerkingsverantwoordelijke
[UITGEVER: naam, rechtsvorm, KBO-nummer en zetel in te vullen]. Contact: contact@kyna-pro.be. Dit beleid gaat over de gegevens die de Uitgever voor eigen rekening verwerkt (bezoekers van de website en klanten van KYNA). De gegevens die vakmensen over hun eigen klanten invoeren, worden voor hen verwerkt, volgens de verwerkersovereenkomst.
Gegevens, doeleinden en bewaartermijnen
| Gegevens | Waarom | Rechtsgrond | Bewaring |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mail, telefoon, onderneming, btw-nummer van de KYNA-klant | Het account aanmaken, de dienst leveren, ondersteuning | Uitvoering van de overeenkomst | Duur van de overeenkomst + 3 jaar |
| Facturatie van het abonnement | Facturen, boekhouding | Wettelijke verplichting | 10 jaar |
| Versie en datum van aanvaarding van de voorwaarden | Het akkoord bewijzen | Gerechtvaardigd belang | Duur van de overeenkomst + 5 jaar |
| Technische verbindingslogboeken (IP-adres, datum, toestel) | Beveiliging, voorkomen van misbruik | Gerechtvaardigd belang | Maximaal 12 maanden |
| Berichten aan de ondersteuning en feedback (“Mijn mening geven”): tekst, pagina van de app, versie, type toestel | Antwoorden, corrigeren, de dienst verbeteren | Gerechtvaardigd belang | 12 maanden na behandeling, hoogstens 24 maanden; ontvangen e-mails: 3 jaar |
| Schermafbeelding bij “Een probleem melden” (alleen als het vakje “Schermafbeelding toevoegen” aangevinkt blijft): het zichtbare deel van het scherm, waarop namen van klanten of bedragen kunnen staan | Het probleem zien zoals u het ziet, om het op te lossen | Gerechtvaardigd belang | Alleen zichtbaar voor het supportteam van KYNA; gewist zodra het probleem opgelost is |
| Vragen aan de hulpassistent (tekst van de vraag, taal, scherm) | De vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang / uitvoering van de overeenkomst | Niet bewaard door KYNA (alleen het aantal oproepen wordt geteld, 90 dagen); verwerkt door de AI-leverancier volgens bijlage 1 van de verwerkersovereenkomst |
| Gemiddelde tijd van uw offertes, alleen als u “Mijn gemiddelde tijd anoniem delen” aanvinkt: gemiddelde minuten, aantal gemeten offertes, sector, maand (zonder naam, onderneming, klant of bedrag) | Meten hoeveel tijd KYNA bespaart, per beroep | Toestemming (vakje standaard niet aangevinkt, op elk moment uit te vinken) | Antwoorden bewaard zonder account of onderneming; de markering die een tweede verzending in dezelfde maand verhindert, wordt de maand erna gewist |
| Gebruik van KYNA zonder account, tijdens de testfase (tenzij u het vakje uitvinkt in Instellingen → Mijn gegevens): handelsnaam, beroep, sector, gemeente, taal, versie van KYNA en aantal klanten, offertes en facturen, met een willekeurig toestelnummer (nooit uw klanten, bedragen, documenten of e-mailadres) | Weten wie KYNA test en die persoon helpen, de dienst verbeteren | Gerechtvaardigd belang (vakje op elk moment uit te vinken) | 12 maanden na het laatste gebruik; gewist op eenvoudig verzoek |
| Berekening van een rit (« Verplaatsingen schatten » in een offerte): adressen van vertrek, aankomst en stops; de server bewaart alleen de datum en het account, om het aantal berekeningen te beperken | De km en de rijtijd berekenen | Uitvoering van de overeenkomst | Adressen: niet bewaard; teller: 30 dagen |
| Automatische foutrapporten van de app: technisch bericht (e-mailadressen, nummers en IBAN verwijderd vóór verzending), pagina, versie, type toestel | Storingen opsporen en verhelpen, vooral die met gevolgen voor facturen en gegevens | Gerechtvaardigd belang | 12 maanden na correctie, hoogstens 24 maanden |
| Prospectie van zelfstandigen (naam, onderneming, beroep, professionele contactgegevens, notities van gesprekken) | KYNA voorstellen aan professionals die mogelijk interesse hebben | Gerechtvaardigd belang (prospectie tussen professionals); bezwaar altijd mogelijk | 24 maanden zonder antwoord of na weigering, daarna automatisch gewist |
| Opvolging van abonnementen en ontvangen betalingen | Het abonnement beheren, boekhouding | Overeenkomst; wettelijke verplichting | Duur van de overeenkomst; betalingen: 10 jaar |
| Activiteit van de accounts (aanmaakdatum, laatste activiteit, aantal documenten, zonder hun inhoud) | De kwaliteit van de dienst opvolgen, gebruikers helpen die afhaken | Gerechtvaardigd belang | Duur van de overeenkomst |
| E-mails voor aanmelden en wachtwoordherstel | De toegang tot het account beveiligen | Uitvoering van de overeenkomst | Verzendlogboeken: maximaal 12 maanden |
Wat KYNA niet doet
Geen verkoop of verhuur van gegevens. Geen reclame. Geen advertentietrackers of bezoekersmeting door derden. Geen oproepen naar lettertypen of diensten van Google op de website. De gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
Opslag op het toestel
De app bewaart op het toestel de gegevens die nodig zijn om zonder verbinding te werken, en de aanmeldsessie. Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de dienst en vraagt geen toestemming. De website gebruikt geen enkele cookie.
Ontvangers en locatie
Alleen de noodzakelijke technische dienstverleners, opgesomd in bijlage 1 van de verwerkersovereenkomst. De gegevens worden gehost in de Europese Unie (Ierland). Elke doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.
Uw rechten
Inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid, intrekking van toestemming. In de app: Instellingen → Mijn gegevens → “Een back-up exporteren” om al uw gegevens te downloaden (overdraagbaarheid), Instellingen → Mijn gegevens → “Mijn account verwijderen” om alles zelf te wissen (onmiddellijk en definitief). Anders schrijft u naar contact@kyna-pro.be; antwoord binnen een maand. U kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Beveiliging
Versleutelde verbindingen (HTTPS), wachtwoorden van minstens 12 tekens, aanmelden met een toegangssleutel (vingerafdruk, gezicht of smartphone, zonder wachtwoord), dubbele verificatie met code (authenticatie-app) voor iedereen beschikbaar en verplicht voor het beheer, strikte scheiding van de gegevens van elke onderneming, gecontroleerd door de server, back-ups. Bij een datalek met risico worden de betrokkenen en de Autoriteit binnen de wettelijke termijnen verwittigd.
Aanvaarding
Dit document wordt aanvaard door in de app KYNA het vakje “Ik heb de algemene voorwaarden, het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst van KYNA gelezen en aanvaard” aan te vinken. De aanvaarde versie en de datum worden in uw account bewaard. U kunt een kopie van uw aanvaarding vragen via contact@kyna-pro.be.